заверение документов факсемиле

в нерабочее время факсимиле должны храниться в сейфе организации.

изношенные факсимиле должны быть своевременно уничтожены;

каждая такая передача оформляется записью в журнале;

передача факсимиле уполномоченному лицу учитывается в специальном журнале;

Например, инструкцией по использованию факсимиле можно установить следующие требования:

Теоретически, у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него сотрудников, управомоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно приобретать большое количество факсимиле, необходимо решать исходя из конкретных обстоятельств (например, только для сотрудников, часто находящихся в командировках). И не забывайте, несмотря на то, что факсимиле изготавливается непосредственно для конкретного сотрудника, право собственности на него принадлежит организации–работодателю. Таким образом, вы имеете полное право внутренними приказами установить порядок использования факсимиле вашими сотрудниками, способ их хранения. Не стоит пренебрегать этим правом. Целесообразно так же разработать инструкцию, в которой четко будет прописано, какие именно документы разрешено визировать с помощью факсимиле, перечень лиц которые могут это делать и прочее.

Применение факсимиле в деятельности организации влечет определенные риски, которые, естественно, можно предотвратить и спокойно упростить себе жизнь.

Использование факсимиле без последствий

Применение факсимильной подписи при заключении договоров с партнерами и клиентами вполне допустимо с точки зрения законодателя. И совсем не рискованно – любой суд при соблюдении небольшой формальности признает такой договор действительным, а факсимильная подпись при подписании договора будет иметь такое же юридическое значение, как и собственноручная. А формальность всего одна – согласие контрагента на использование факсимильного способа заверения документации. Причем совсем не обязательно прописывать такую возможность во всех документах между компаниями или в основном договоре о сотрудничестве. Достаточно прописать этот пункт в предварительном договоре или заключить отдельное соглашение. Несоблюдение этой формальность может привести к весьма печальным последствиям – при неисполнении обязательств суд может признать такой договор недействительным в связи с несоблюдением простой письменной формы сделки и даже добросовестный предприниматель может проиграть дело. Напомним, забыв письменно предупредить контрагента об использовании факсимиле при заверении документов вы лишаетесь права в случае судебного спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания.

Факсимиле и договоры

Абсолютно спокойно можно использовать факсимильную подпись на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, например, при оформлении внутренней документации организации.

Не стоит забывать еще один важный момент – понятие факсимиле законодательно не установлено. Тем не менее, статья 160 Гражданского кодекса предусматривает «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи или иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

Еще один случай, когда использование факсимильной подписи, мягко говоря, нежелательно – это заверение счетов–фактур. Постановление Президиума Высшего Арбитражного суда (ВАС) от 27 сентября 2011 года 4134/11 устанавливает, что такие счета-фактуры заканчиваются для предпринимателей отказом в получении вычета по НДС. Аргумент для такого вывода парадоксально прост – «ни в статье 169 Налогового кодекса, ни в Законе о бухгалтерском учете не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета - фактуры». Естественно, позиция Вас спорная и, возможно, в ближайшее время изменится. Тем не менее, сейчас налоговики следуют именно такой концепции.

Факсимиле запрещено использовать на доверенностях, платежных документах или иных документах, имеющих финансовые последствия.

Факсимильное воспроизведение подписи возможно только по взаимному соглашению сторон. В идеале, такая возможность должна быть, например, зафиксирована в договоре о сотрудничестве с контрагентом.

Пожалуй, самый удобный способ заверения документов при невозможности или проблематичности получения собственной подписи руководителя или главного бухгалтера. Но во избежание проблем в будущем и судебных разбирательств о подлинности подписанного с помощью факсимиле документа стоит помнить достаточно простые правила закона.

Факсимиле – (в переводе с латинского – сделай подобное) представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

Факсимильная подпись

Ни для кого не секрет, что ведение любой предпринимательской деятельности предполагает использование многочисленной документации. Договоры, акты, официальные письма – все они требуют официальной подписи управомоченного лица. Но далеко не всегда есть возможность подписать какую-то бумажку за несколько секунд. Практически все бизнесмены сталкивались с необходимостью получения «автографа» сотрудника (клиента, партнера), который в данный момент находится, например, в другом городе. В большинстве случаев очень удобным способом разрешения такой ситуации является использование факсимильной или электронной цифровой подписи.

Факсимиле без негативных последствий